Privacy- en Cookiebeleid

Wij zijn Meulenberg Training & Coaching B.V. Wij respecteren jouw privacy en persoonlijke levenssfeer, maar soms hebben we persoonsgegevens van jou nodig. Met het begrip persoonsgegevens bedoelen wij informatie waarmee je als persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Deze definitie is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG).

In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens wij gebruiken en waarom. Verder lees je hoe wij deze persoonsgegevens opslaan, beschermen en verwerken.

Dit privacy- en cookiebeleid is van toepassing op onze website www.meulenbergcoaching.nl (de website), onze online applicatie (de app) en de diensten of producten die wij aanbieden (de diensten). Wij behandelen jouw persoonsgegevens conform de AVG en andere relevante wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Telecommunicatiewet voor het gebruik van cookies (de relevante wetgeving).

Jonger dan 16 jaar

Als je jonger dan 16 jaar bent, dan heb je toestemming van je ouders of wettelijke voogd nodig om onze website, app en diensten te gebruiken.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in de zin van de relevante wetgeving. Onderaan deze pagina tref je onze contactgegevens aan.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij mogen jouw persoonsgegevens verwerken, omdat wij ons houden aan de relevante wetgeving. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens alleen:

• voor de uitvoering van de overeenkomst met jou;
• om te voldoen aan een wettelijke plicht;
• voor een gerechtvaardigd belang van ons, nadat jouw belangen zijn afgewogen;
• als jij daarvoor toestemming hebt gegeven;
• als dat noodzakelijk is voor de bescherming van jouw vitale belangen.

Contactgegevens

Wij verwerken de volgende contactgegevens:

• Bedrijfsnaam
• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Adres
• Telefoonnummer
• IP-adres
• KvK-nummer
• BTW-nummer
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt

Doeleinden: Contact opnemen, corresponderen, levering van diensten, analyse van websitegedrag om de website te verbeteren.
Grondslagen: Uitvoering overeenkomst, toestemming, gerechtvaardigd belang, wettelijke plicht.

Betaalgegevens

• Betaalgegevens van de betalende partij
• Facturen
• Overzicht van aankopen

Doeleinden: Facturen versturen, financiële administratie bijhouden.
Grondslagen: Uitvoering overeenkomst, toestemming, wettelijke plicht.

Marketing- en promotiegegevens

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Adres
• Telefoonnummer
• Interesses
• Aankopen van diensten

Doeleinden: Marketing, promotie, aanbiedingen doen, nieuwsbrief/updates versturen.
Grondslagen: Uitvoering overeenkomst, toestemming, wettelijke plicht.
Je kunt je altijd afmelden voor de nieuwsbrief/updates.

Inhoudelijke gegevens gerelateerd aan de diensten

• Correspondentie of chatgesprekken
• Jouw vragen over de diensten
• Resultaten
• Locatiegegevens
• IP-adres

Doeleinden: Optimale service leveren, overeenkomst uitvoeren.
Grondslagen: Uitvoering overeenkomst, toestemming, wettelijke plicht.

Gesprekken met Nova, onze AI-chatbot

Op onze website staat Nova, een chatbot die je vragen beantwoordt met kunstmatige intelligentie. Je praat daar dus niet met een medewerker. Wat je in dat venster typt slaan wij op, samen met de antwoorden van Nova, het tijdstip, de pagina waarop je het gesprek voerde, je apparaat- en browsertype en een versleutelde (gehashte) weergave van je IP-adres. Je hoeft geen account aan te maken en wij vragen niet naar je naam of e-mailadres; die gegevens hebben we alleen als je ze zelf intypt of een formulier invult.

Veel mensen beschrijven in zo'n gesprek hoe ze zich voelen. Deel niet meer dan nodig is om je vraag te kunnen stellen: voor een goed antwoord hoeven wij geen medische details te weten. Nova stelt ook geen diagnoses en neemt geen beslissingen over jou. Bij ernstige klachten verwijst Nova naar je huisarts, en bij acute nood naar 113 Zelfmoordpreventie of 112.

Doeleinden: je vraag beantwoorden, de kwaliteit van de antwoorden bewaken en verbeteren, en misbruik van de chatbot signaleren.
Grondslagen: gerechtvaardigd belang (een bruikbare chatbot aanbieden en die veilig houden) en toestemming, doordat je zelf kiest of je het gesprek begint en wat je erin deelt.
Bewaartermijn: maximaal twaalf maanden. Daarna wist ons systeem het gesprek automatisch.
Delen: om een antwoord te kunnen genereren gaat je bericht naar gespecialiseerde AI-dienstverleners die in onze opdracht werken. Met hen hebben wij verwerkersovereenkomsten; zij gebruiken jouw gesprek niet voor het trainen van hun eigen modellen.

In het chatvenster kun je een gesprek wissen. Je begint dan met een schone lei en wat er stond is via jouw apparaat niet meer op te halen. In onze eigen administratie blijft het gesprek staan tot de bewaartermijn hierboven verstrijkt, zodat wij fouten kunnen onderzoeken en de kwaliteit kunnen bewaken. Wil je dat wij jouw gesprek eerder verwijderen, neem dan contact met ons op.

Hoe komen we aan jouw persoonsgegevens?

Direct van jou: Wanneer je je aanmeldt via onze website of telefonisch contact zoekt.

Van externe partijen: Voor zover wettelijk toegestaan kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van externe organisaties, zoals AOV verzekeraars, het UWV, bedrijfsartsen en huisartsen.

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij beschermen jouw persoonsgegevens door middel van:

• Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden
• Beveiliging van netwerkverbindingen met SSL
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens (need-to-know basis)
• Logische toegangscontrole en wachtwoordbeveiliging
• Pseudonimiseren van data
• Virtual Private Servers (VPN) met SSH-sleutel
• Purpose-bound toegangsbeperkingen

Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Zodra de gegevens niet meer nodig zijn, worden ze verwijderd.

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Verwerkers: Online opslagservices, betaaldienstverleners en accountants die in onze opdracht werken. Met hen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Tools die wij gebruiken: Voor onze bedrijfsvoering werken wij samen met de volgende leveranciers, met wie wij verwerkersovereenkomsten hebben afgesloten:

• Salesforce: ons CRM-systeem voor het beheren van klantrelaties en contactgegevens.
• Brevo: voor het versturen van nieuwsbrieven en transactionele e-mails.
• YourHosting: onze e-mailprovider voor zakelijke e-mail.

Derden:Onze coaches (zzp'ers) waarmee wij individuele AVG-overeenkomsten hebben. Ook delen wij gegevens wanneer wij daartoe een wettelijke plicht hebben.

Doorgifte

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen binnen de Europese Unie, tenzij een land buiten de EU een passend beschermingsniveau biedt.

Een cookie is een klein tekstbestand dat via de server van een website naar de browser wordt gestuurd. De browser slaat het bestandje op in je apparaat. Je apparaat krijgt een uniek nummer, waarmee onze website het apparaat later weer herkent.

Waarom gebruiken wij cookies?

• Om je ervaring op onze website te verbeteren
• Om de website snel te laten werken
• Om je onze website veilig te laten bezoeken
• Om fouten op onze website op te sporen
• Om het gebruik van onze website te analyseren
• Om relevante advertenties te tonen

Soorten cookies die wij gebruiken

Functionele cookies (noodzakelijk)

Deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website. Zonder deze cookies werkt de website niet goed. Je hebt hier geen toestemming voor nodig.

Hieronder valt ook de opslag die onze chatbot Nova in je browser plaatst: een willekeurig gespreksnummer en het tijdstip van je laatste bericht. Daarmee kun je na een paginawissel verder waar je gebleven was. Er staat geen inhoud van het gesprek in en wij herkennen je er niet mee op andere websites. Na zeven dagen zonder gesprek begint de chatbot vanzelf opnieuw, en in het chatvenster kun je het gesprek zelf wissen.

Analytische cookies

Wij gebruiken analytische cookies om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. Dit helpt ons om de website te verbeteren.

Marketing cookies

Marketing cookies worden gebruikt om bezoekers te volgen over websites heen. De bedoeling is om advertenties weer te geven die relevant en interessant zijn voor de individuele gebruiker.

Cookiebeheer met CookieYes

Wij maken gebruik van CookieYes als Consent Management Platform (CMP). Dit platform zorgt ervoor dat wij voldoen aan de AVG en de ePrivacy-richtlijn. Via de cookiebanner kun je je voorkeuren instellen en wijzigen. Je kunt altijd je cookievoorkeuren aanpassen door op de cookieknop te klikken die onderaan de pagina zichtbaar is.

Cookies verwijderen of uitschakelen

Je kunt cookies altijd zelf via de browserinstellingen verwijderen of uitschakelen. Let wel op: zonder cookies werkt onze website mogelijk minder goed.

Wij maken gebruik van de volgende tracking- en analysetools:

Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om te analyseren hoe bezoekers onze website gebruiken. Google Analytics plaatst cookies om informatie te verzamelen over je bezoek, zoals welke pagina's je bekijkt, hoe lang je op de site blijft en hoe je op de site bent gekomen.

Google Signals: Wij maken ook gebruik van Google Signals, een onderdeel van Google Analytics. Hiermee wordt bezoekersinformatie gekoppeld aan informatie uit Google-accounts van ingelogde gebruikers die toestemming hebben gegeven voor het personaliseren van advertenties. Deze gegevens zijn voor ons niet herleidbaar tot individuele personen. Je kunt je gegevens beheren via Mijn advertentiecentrum en Mijn activiteit van Google.

Google Ads

Wij gebruiken Google Ads voor het tonen van advertenties. Google Ads plaatst cookies om conversies te meten en remarketinglijsten op te bouwen. Dit stelt ons in staat om relevante advertenties te tonen aan mensen die onze website hebben bezocht.

Microsoft Clarity

Wij gebruiken Microsoft Clarity om te begrijpen hoe gebruikers met onze website omgaan. Clarity registreert sessies (inclusief muisbewegingen, kliks en scrollgedrag) en genereert heatmaps. Dit helpt ons om de gebruikerservaring te verbeteren. Clarity verzamelt geen persoonlijk identificeerbare informatie en maskeert automatisch gevoelige invoervelden.

LinkedIn Insight Tag

Wij gebruiken de LinkedIn Insight Tag voor het meten van conversies, retargeting en het verkrijgen van inzichten over websitebezoekers. Deze tag plaatst een cookie en verzamelt gegevens over je bezoek aan onze website, die gekoppeld kunnen worden aan je LinkedIn-profiel als je bent ingelogd.

Je kunt je afmelden voor gerichte advertenties van LinkedIn via LinkedIn Privacy-instellingen.

Meta Ads (Facebook/Instagram)

Wij gebruiken de Meta Pixel voor het meten van conversies en het opbouwen van doelgroepen voor advertenties op Facebook en Instagram. De pixel verzamelt informatie over je bezoek aan onze website en kan dit koppelen aan je Meta-account.

Je kunt je advertentievoorkeuren beheren via Facebook Advertentievoorkeuren.

Overzicht tracking tools

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: Je mag ons vragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
• Recht op correctie: Je mag ons vragen om onjuiste gegevens te corrigeren.
• Recht op verwijdering: Je mag ons vragen om jouw gegevens te wissen.
• Recht op beperking: Je mag ons vragen om de verwerking te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: Je mag ons vragen om een kopie van jouw gegevens in een gangbaar formaat.
• Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens.
• Recht om toestemming in te trekken: Je mag jouw toestemming altijd intrekken.
• Recht om een klacht in te dienen: Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

In geval van fraude, wanbetaling of andere onrechtmatige handelingen kunnen wij relevante persoonsgegevens bewaren in een register.